Data Governance หรือธรรมาภิบาลข้อมูล คือแนวคิดและกระบวนการบริหารจัดการข้อมูล (Data Management) ขององค์กรอย่างเป็นระบบ ตามวงจรชีวิตของข้อมูล (Data Life Cycle) ตั้งแต่การกำหนดนโยบาย มาตรฐาน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้อง ไปจนถึงกระบวนการในการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล ใช้งาน และกำจัดข้อมูลอย่างเหมาะสม
เป้าหมายของ Data Governance คือการทำให้ข้อมูลมีคุณภาพที่ดี มีความปลอดภัย มีเอกภาพ และสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มศักยภาพ โดยจะช่วยลดความซ้ำซ้อน ความผิดพลาด และความเสี่ยงด้านข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นในแง่ความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัย ตรงตามความต้องการ และความพร้อมในการนำข้อมูลไปใช้งาน
ในยุคที่ข้อมูลคือสินทรัพย์สำคัญขององค์กร Data Governance จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการขับเคลื่อนธุรกิจด้วยข้อมูลให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะในแง่การนำข้อมูลไปวิเคราะห์เชิงลึก ต่อยอดสร้างนวัตกรรม ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ รวมถึงปฏิบัติตามกฎหมายด้านข้อมูล เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ตอบสนองความต้องการของลูกค้า และขับเคลื่อนการเติบโตอย่างยั่งยืน
การวางรากฐาน Data Governance มีอยู่ 3 ส่วนหลัก ได้แก่
กำหนดนโยบายดูแลข้อมูล (Data Policy) ทั้งด้านมาตรฐาน คุณภาพ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
จัดตั้งทีมธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Team) ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูล และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับข้อมูลทั้งหมด
วางกระบวนการจัดการข้อมูลที่ชัดเจน ตั้งแต่การออกแบบสถาปัตยกรรมข้อมูล เก็บข้อมูล รักษาความปลอดภัย ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูล
ธุรกิจที่มีมาตรฐานในการกำกับดูแลข้อมูลที่ดี จะสามารถปลดล็อกศักยภาพและสร้างโอกาสในการเพิ่มรายได้ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ ทำให้ Data Governance กลายเป็นเรื่องที่องค์กรไม่อาจมองข้ามอีกต่อไปในปัจจุบัน
องค์ประกอบหลักที่ขาดไม่ได้ในการสร้าง Data Governance ที่มีประสิทธิภาพ
การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (Roles and Responsibilities): จะต้องมีการระบุผู้รับผิดชอบในการดูแลจัดการข้อมูลอย่างชัดเจน ทั้งในส่วนของเจ้าของข้อมูล (Data Owner) ผู้ดูแลข้อมูล (Data Steward) ผู้ใช้ข้อมูล (Data User) และผู้รับผิดชอบด้าน IT ที่ดูแลระบบโครงสร้างพื้นฐานของข้อมูล
มาตรฐานและคุณภาพข้อมูล (Data Standards and Quality): ต้องกำหนดมาตรฐานข้อมูล เช่น รูปแบบ ประเภท ความยาว รหัส ฯลฯ รวมถึงวิธีการตรวจสอบและวัดคุณภาพข้อมูล เช่น ความครบถ้วน ถูกต้อง สอดคล้อง ตรงกับความต้องการ และพร้อมใช้งาน
ความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล (Data Security and Privacy): จะต้องวางมาตรการรักษาความปลอดภัย ควบคุมการเข้าถึง การนำไปใช้ และการเปิดเผยข้อมูล ให้เป็นไปอย่างเหมาะสม โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญ ตลอดจนเตรียมความพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ผิดปกติ เช่น ข้อมูลรั่วไหล หรือเกิดภัยคุกคาม
การบูรณาการข้อมูล (Data Integration): ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจากหลายระบบ ข้อมูลอาจกระจัดกระจาย ซ้ำซ้อน และไม่สอดคล้องกัน จึงต้องมีการผนวกรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มาไว้ในแพลตฟอร์มกลาง เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารและการฝึกอบรม (Communication and Training): เนื่องจาก Data Governance เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร จึงจำเป็นต้องสร้างความตระหนักรู้ถึงความสำคัญของข้อมูล สื่อสารนโยบายและแนวปฏิบัติที่ชัดเจน รวมถึงจัดฝึกอบรมให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการจัดการข้อมูล การใช้เครื่องมือ และวิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง
เทคโนโลยีและระบบที่เกี่ยวข้อง (Technology and Systems): องค์กรจะต้องมีเทคโนโลยีและระบบที่รองรับการทำธรรมาภิบาลข้อมูล เช่น ระบบ Metadata Management, Data Catalog, Data Quality, Data Security รวมถึงโครงสร้างพื้นฐานอย่าง Data Warehouse และ Data Lake ที่เอื้อต่อการจัดเก็บ ประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่อย่างมีประสิทธิภาพ
วัฒนธรรมองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven Culture): องค์กรควรปลูกฝังวัฒนธรรมและแนวคิด ที่ใช้ข้อมูลเป็นเข็มทิศในการสร้างคุณค่า ตัดสินใจ และขับเคลื่อนการดำเนินธุรกิจ โดยผู้บริหารระดับสูงจะต้องเป็นผู้นำและเป็นแบบอย่างที่ดีในการใช้ข้อมูลเชิงประจักษ์ ส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงาน และสนับสนุนการลงทุนด้านการบริหารจัดการข้อมูล
การสร้าง Data Governance ให้ประสบความสำเร็จนั้น จะต้องได้รับความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานในระดับปฏิบัติการ อีกทั้งยังต้องมีความต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่ทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่จะต้องปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ ให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
องค์กรที่สามารถจัดวางระบบธรรมาภิบาลข้อมูลได้อย่างเข้มแข็ง จะสามารถบริหารจัดการ วิเคราะห์ และใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างเต็มศักยภาพ ซึ่งนอกจากจะช่วยพัฒนากระบวนการภายใน สร้างมูลค่าเพิ่มให้ธุรกิจ เพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้า และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังถือเป็นหนึ่งในปัจจัยพื้นฐานสำคัญที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่การเป็นองค์กรแห่งอนาคตได้อย่างแท้จริง
ขั้นตอนการดำเนินการจัดทำ Data Governance
การจัดทำ Data Governance ให้เกิดผลสำเร็จนั้น ไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายๆ ในชั่วข้ามคืน แต่ต้องอาศัยการวางแผนอย่างเป็นระบบ และลงมือทำอย่างเป็นขั้นตอน ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
การกำหนดเป้าหมายและขอบเขต (Define Objectives and Scope): เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนว่า เราต้องการให้ Data Governance ส่งผลอย่างไรต่อธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน หรือสร้างโอกาสทางการตลาดใหม่ๆ รวมถึงกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมากำกับดูแล เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ ข้อมูลการเงิน ฯลฯ
การประเมินสถานะปัจจุบัน (Assess Current State): ทำการประเมินสถานะการณ์ปัจจุบันขององค์กรในมิติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เช่น กระบวนการ บุคลากร เทคโนโลยี ปัญหาข้อมูล ช่องว่างที่ต้องปรับปรุง รวมถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่มีอยู่แล้ว โดยอาจใช้วิธีการสัมภาษณ์ การสำรวจ การทบทวนเอกสาร การตรวจสอบระบบ ฯลฯ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
การออกแบบกรอบธรรมาภิบาลข้อมูล (Design Data Governance Framework): นำข้อมูลที่ได้จากการประเมินมากำหนดเป็นกรอบการดำเนินงานด้านธรรมาภิบาลข้อมูล รวมถึงนโยบาย บทบาทหน้าที่ ขั้นตอน มาตรฐาน และตัวชี้วัด ที่เกี่ยวข้อง โดยอาจแบ่งตามโดเมนข้อมูล หรือตามขั้นตอนที่ข้อมูลไหลผ่าน (เช่น สร้าง จัดเก็บ ประมวลผล แชร์ ทำลาย) ก็ได้ ทั้งนี้ควรให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วมในการออกแบบด้วย
การนำไปปฏิบัติ (Implement): ลงมือปฏิบัติตามกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลที่ได้ออกแบบไว้ ไม่ว่าจะเป็นการแต่งตั้งทีมงาน การจัดทำเอกสาร การปรับปรุงกระบวนการ การพัฒนาระบบ การสื่อสารประชาสัมพันธ์ และการฝึกอบรม โดยอาจทำเป็นโครงการนำร่องก่อน แล้วค่อยๆ ขยายผลสู่ส่วนอื่นๆ ขององค์กรในระยะต่อไป
การติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Monitor and Continuously Improve): ในระหว่างและหลังจากการดำเนินการแล้ว จะต้องมีการติดตาม วัดผล รายงาน และทบทวนการทำงานของระบบธรรมาภิบาลข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อประเมินความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ระบุอุปสรรคหรือปัญหาที่เกิดขึ้น และเสนอแนวทางแก้ไขปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น เพื่อให้ Data Governance กลายเป็นส่วนหนึ่งของ DNA ขององค์กรอย่างยั่งยืนต่อไป
ทั้งนี้ แม้การดำเนินการแต่ละขั้นตอนจะมีกรอบและแนวทางกว้างๆ ที่ใช้ได้กับทุกองค์กร แต่รายละเอียดปลีกย่อยอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะ เป้าหมาย และบริบทของแต่ละองค์กรเป็นสำคัญ ดังนั้นองค์กรควรปรับแนวทางให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของตนเอง
นอกจากนี้ ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น คือการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง การมีส่วนร่วมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก รวมถึงการสร้างความตระหนักรู้ สร้างแรงจูงใจ และการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมในวงกว้าง ซึ่งองค์กรควรให้ความสำคัญในทุกขั้นตอนของการดำเนินการด้วย
ปิดท้ายด้วยข้อสังเกตว่า การสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลให้ได้ผลดีนั้น ไม่สามารถทำได้โดย "เหวี่ยงแห" หรือ "สั่ง" เพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจ และการ "ทำ" อย่างจริงจัง โดยถือเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทุกคนในองค์กร ผ่านการขับเคลื่อนอย่างต่อเนื่อง ค่อยเป็นค่อยไป และเรียนรู้ปรับตัวไปพร้อมๆ กัน เพื่อสร้างวัฒนธรรมการใช้ข้อมูลที่ดี อันเป็นรากฐานสำคัญที่จะนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัลได้อย่างยั่งยืน
ตัวอย่างองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการจัดทำ Data Governance
ในปัจจุบัน มีองค์กรชั้นนำหลายแห่งทั่วโลกที่ได้ลงทุนและดำเนินการด้านธรรมาภิบาลข้อมูล จนสามารถเห็นผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม และกลายเป็นกรณีศึกษาให้องค์กรอื่นๆ ได้เรียนรู้และนำไปปรับใช้ ยกตัวอย่างเช่น
Netflix บริษัทผู้ให้บริการสตรีมมิ่งวิดีโอรายใหญ่ ได้พัฒนาแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลแบบองค์รวม ที่เรียกว่า Netflix Data Platform โดยมีการกำหนดมาตรฐานและกระบวนการที่ชัดเจน ตั้งแต่การสร้าง จัดเก็บ ประมวลผล และใช้ข้อมูล ส่งผลให้ทีมงานสามารถเข้าถึงชุดข้อมูลที่พร้อมใช้งาน มีคุณภาพ และปลอดภัย เพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ พัฒนาระบบแนะนำเนื้อหาที่ตรงใจ และตัดสินใจลงทุนผลิตซีรีส์หรือภาพยนตร์ต้นฉบับ โดยใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้
American Express บริษัทผู้ให้บริการบัตรเครดิตรายใหญ่ ได้ขึ้นทะเบียนและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมด มีการกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติในการกำกับดูแลข้อมูล มีการบูรณาการและแบ่งปันข้อมูลหลากหลายประเภทผ่าน Enterprise Data Platform เพื่อให้หน่วยธุรกิจสามารถนำไปใช้งานร่วมกันได้ ช่วยให้เห็นภาพลูกค้าแบบ 360 องศา จนสามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการที่เหมาะสมแก่ลูกค้าแต่ละราย ส่งผลให้อัตราการใช้งานเพิ่มขึ้นกว่า 40%
Walmart บริษัทค้าปลีกยักษ์ใหญ่ ได้จัดตั้งทีม Data Governance Council ที่ประกอบด้วยผู้บริหารจากหลากหลายฝ่าย เพื่อร่วมกันกำหนดกลยุทธ์ นโยบาย และกรอบการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร และมอบหมายให้ทีม Data Stewardship เป็นผู้ดำเนินการ ทั้งในด้านการจัดการมาตรฐานข้อมูล การควบคุมคุณภาพ การปกป้องความเป็นส่วนตัว และการจัดการสิทธิ์การใช้งาน โดยทำงานร่วมกับเจ้าของระบบจากหน่วยธุรกิจต่างๆ ส่งผลให้เกิดการใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงการจัดการซัพพลายเชน ลดของสูญเสีย และวิเคราะห์แนวโน้มผู้บริโภคได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
Ahold Delhaize บริษัทค้าปลีกอาหาร ได้สร้างแพลตฟอร์มดาต้าเลคส่วนกลาง ที่เรียกว่า ADEP (Ahold Delhaize Enterprise Platform) มีการกำหนดเมตาดาต้าและคำอธิบายชุดข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจตรงกัน มีการจัดทำพจนานุกรมข้อมูล และกำหนดกฎการเข้าถึงตามความจำเป็น รวมถึงกำหนดมาตรฐานคุณภาพ และมีเครื่องมือวัดประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ทำให้หน่วยงานต่างๆ สามารถค้นหาและนำชุดข้อมูลมาใช้งานได้ง่าย มั่นใจในความน่าเชื่อถือ และสามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อพัฒนาแคมเปญการตลาดแบบเจาะจงกลุ่มเป้าหมาย และวางแผนการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ ลดการสูญเสียและเพิ่มกำไรได้มากขึ้น
จากตัวอย่างทั้งหมดนี้ จะเห็นได้ว่าองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการทำธรรมาภิบาลข้อมูลนั้น มักให้ความสำคัญกับการมีกลยุทธ์และแนวทางที่ชัดเจน มีทีมงานที่รับผิดชอบโดยตรง มีกระบวนการและเทคโนโลยีที่เหมาะสม มีการปลูกฝังวัฒนธรรมการใช้งานข้อมูลแบบมีธรรมาภิบาล มีการวัดผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งการเรียนรู้จากความสำเร็จของผู้อื่น และปรับประยุกต์ให้เข้ากับบริบทขององค์กร ย่อมช่วยเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จในการดำเนินการ Data Governance ได้ไม่มากก็น้อย
อย่างไรก็ตาม การสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลให้ยั่งยืน ไม่ใช่เรื่องที่จะทำสำเร็จได้ภายในชั่วข้ามคืน แต่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นและความพยายามจากทุกฝ่ายในระยะยาว ซึ่งแต่ละองค์กรอาจเผชิญความท้าทายที่แตกต่างกันไป แต่หากมีการวางแผนที่ดี ลงมือทำอย่างจริงจัง และเรียนรู้ปรับปรุงไปเรื่อยๆ เชื่อว่าทุกองค์กรสามารถก้าวข้ามอุปสรรคต่างๆ ไปได้ และสามารถเก็บเกี่ยวคุณค่าจากข้อมูลได้อย่างเต็มศักยภาพ เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน และขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืนได้ในที่สุด
สรุปได้ว่า Data Governance ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรในยุคนี้จำเป็นต้องให้ความสำคัญ เพราะข้อมูลคือหัวใจสำคัญในการดำเนินธุรกิจ การมีธรรมาภิบาลข้อมูลที่ดีจะทำให้สามารถสร้างคุณค่าสูงสุดจากข้อมูล พร้อมกับรักษาความน่าเชื่อถือ และปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นปัจจัยพื้นฐานที่สำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นแก่ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด อันจะนำมาซึ่งการเติบโตอย่างยั่งยืนของธุรกิจ ภายใต้การเปลี่ยนแปลงและความท้าทายในโลกยุคดิจิทัล 📱 โทร: 093-789-4544
💬 Inbox: m.me/AlphaSecTH
📧 อีเมล: contact@alphasec.co.th
🔗 เว็บไซต์: https://www.alphasec.co.th
📲 ไลน์: https://line.me/ti/p/%40347dhwii